# E-Signatur für Hotels

> Zusatzvereinbarungen an der Rezeption auf dem Tablet, Bankett- und Tagungsverträge per Signatur-Link, Saisonverträge mit QES. Für Hotels, Pensionen, Ferienwohnungen und Eventlocations.

Quelle: https://smartdocs.de/branchen/hotel/

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SmartDocs digitalisiert die Unterschriften im Hotel an drei Stellen: an der Rezeption, im Bankettverkauf und im Personalbüro. Gäste unterschreiben im [Kiosk-Modus](/vor-ort-signatur/) auf dem Tablet, Veranstalter bestätigen Bankett- und Tagungsverträge per Signatur-Link, Saisonkräfte ihren Arbeitsvertrag vor dem ersten Dienst. Die Lösung passt für Hotels, Pensionen, Ferienwohnungen und Eventlocations.

## Typische Dokumente und Signaturstufen

- Hausordnung und Zusatzvereinbarungen beim Check-in: EES vor Ort. Im Kiosk-Modus an der Rezeption, etwa für Haustiere, Parkplatz oder Late Check-out, auf Deutsch oder Englisch.
- Schadens- und Übergabeprotokoll: EES vor Ort. Beim Check-out oder bei der Schlüsselübergabe in der Ferienwohnung, mit geprüfter Identität im Audit-Trail.
- Bankett-, Tagungs- und Hochzeitsvertrag: FES empfohlen. Formfrei möglich; bei hohen Summen und Stornostaffeln stärkt der SMS-Code die Beweiskraft.
- Gruppen- und Kontingentvertrag: FES empfohlen. Mit Reiseveranstaltern und Firmenkunden, die Direktion zeichnet in fester Reihenfolge gegen.
- Unbefristeter Arbeitsvertrag: FES empfohlen. Formfrei möglich.
- Befristeter Vertrag für Saisonkräfte: QES. Wahrt die Schriftform der Befristung nach § 14 Abs. 4 TzBfG, sonst gilt der Vertrag als unbefristet.
- Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen: Papier. Das Gastgewerbe gehört zu den Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, deshalb muss diese Niederschrift weiterhin unterschrieben auf Papier ausgehändigt werden (§ 2 Nachweisgesetz), auch wenn der Vertrag digital läuft.

## Meldeschein

SmartDocs ersetzt den Meldeschein nicht. Seit dem 1. Januar 2025 entfällt er für Gäste mit deutscher Staatsangehörigkeit. Ausländische Gäste müssen ihn nach § 29 Bundesmeldegesetz weiterhin am Anreisetag handschriftlich unterschreiben; als elektronischen Ersatz lässt das Gesetz nur bestimmte Verfahren zu, etwa eine Kartenzahlung mit starker Kundenauthentifizierung oder den elektronischen Identitätsnachweis mit dem Ausweis. Eine Unterschrift auf dem Tablet gehört nicht dazu.

## Ablauf im Haus

1. Rezeption: Der Empfang öffnet die vorbereitete Vereinbarung im Kiosk-Modus und reicht das Tablet über den Tresen. Der Gast unterschreibt ohne Konto und ohne App.
2. Bankettverkauf: Tagungs- und Hochzeitsverträge gehen als Signatur-Link raus. Der Veranstalter unterschreibt auf dem Handy, die Direktion zeichnet danach gegen, Nachträge zu Menü oder Teilnehmerzahl laufen über dieselbe Vorlage.
3. Personalbüro: Saisonkräfte erhalten ihren Vertrag vor dem ersten Dienst, befristete Verträge mit [QES](/qualifizierte-elektronische-signatur/). Datenschutzverpflichtung und Dienstanweisungen bestätigen sie am ersten Tag auf dem Tablet.

## Passende Funktionen

Kiosk-Modus für Gäste ohne E-Mail-Adresse, Sprache der Unterschriftsseite und E-Mails pro unterzeichnender Person (Deutsch oder Englisch), [Online-Formulare](/online-formulare/) für Bankettaufträge mit Auswahlfeldern für Menü, Allergene oder Technik, und die QES für befristete Saisonverträge, auf Anfrage zubuchbar. Kleine Häuser starten im Free-Tarif mit 5 Signaturvorgängen pro Monat und Kiosk-Modus; der Pro-Tarif kostet 25 Euro pro Platz und Monat. Alle Daten liegen ausschließlich in deutschen Rechenzentren.