# Funktionen von SmartDocs

> Signatur-Workflows, Drag-and-drop-Felder, Vorlagen mit Versionierung, manipulationssicherer Audit-Trail, Teamrollen und REST-API: alle Funktionen im Überblick.

Quelle: https://smartdocs.de/funktionen/

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SmartDocs bildet den kompletten Signaturvorgang ab: vom Hochladen über die Signierreihenfolge bis zum versiegelten Beweisdokument.

## Signaturvorgänge

- Sequenzielle Signierreihenfolge: erst intern freigeben, dann extern unterzeichnen lassen. Jeden Schritt stößt SmartDocs automatisch an.
- Signatur-Link statt Konto: Unterzeichnende erhalten einen persönlichen Link per E-Mail und unterschreiben im Browser, auch mobil, ohne Registrierung und ohne App.
- Status in Echtzeit: geöffnet, gelesen, signiert. Erinnerungen gehen automatisch raus.
- Signaturstufe je Vorgang: EES für das Tagesgeschäft, FES mit SMS-Code für sensible Verträge, QES für die gesetzliche Schriftform.

## Felder-Editor

Signatur, Textfeld, Datum und Checkbox per Drag-and-drop platzieren. Pflichtfelder werden erzwungen, bevor die Signatur abgeschlossen werden kann. Validierung für E-Mail-Format, Datumsbereiche und Pflichtfelder ist inklusive.

## Vorlagen

Statische PDF-Vorlagen mit fixen Feldpositionen oder dynamische HTML-Vorlagen. Platzhalter werden beim Versand befüllt. Jede Änderung erzeugt eine neue Version: laufende Vorgänge behalten ihre Fassung, neue starten mit der aktuellen.

## Audit-Trail und Abschlusszertifikat

Jedes Ereignis (hochgeladen, versendet, geöffnet, signiert) referenziert den Hash seines Vorgängers, eine nachträgliche Änderung bricht die Kette sichtbar. Nach Abschluss erhalten Sie ein Abschlusszertifikat als PDF mit allen Beweisdaten. Zeitstempel, IP-Adressen und User-Agents lassen sich als strukturierte Datei exportieren.

## Teams

Rollen und Rechte (Owner, Admin, Mitglied), getrennte Arbeitsbereiche für Abteilungen oder Mandanten, Absender-Branding (im Enterprise-Tarif mit eigener Absenderdomain) und automatische Erinnerungen.

## API und Vor-Ort-Signatur

Alles, was die Oberfläche kann, kann auch die [REST-API](/entwickler/), enthalten ab dem Pro-Tarif. Mit dem Kiosk-Modus unterschreiben Kundinnen und Kunden direkt auf Ihrem Tablet, siehe [Vor-Ort-Signatur](/vor-ort-signatur/).