# E-Signaturen für den Mittelstand

> Unbegrenzte Signaturvorgänge, Arbeitsbereiche je Abteilung, Rollen und Rechte, AVV und deutsche Rechenzentren: SmartDocs skaliert vom Pilot zum Rollout ohne IT-Projekt.

Quelle: https://smartdocs.de/mittelstand/

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SmartDocs ist auch für den Mittelstand geeignet: unbegrenzte Signaturvorgänge ab dem Pro-Tarif, getrennte Arbeitsbereiche je Abteilung oder Standort, Rollen und Rechte sowie eine lückenlose Beweiskette, ohne Enterprise-Preisschild und ohne IT-Projekt. Die Einführung beginnt typischerweise als kostenloser Pilot in einer Abteilung.

## Gebaut für gewachsene Strukturen

- Getrennte Arbeitsbereiche: Jede Abteilung und jeder Standort arbeitet mit eigenen Vorlagen und Vorgängen, zentral verwaltet.
- Rollen und Rechte (Owner, Admin, Mitglied) regeln, wer Vorgänge startet, Vorlagen ändert und Einstellungen verwaltet.
- Absender-Branding, im Enterprise-Tarif mit eigener Absenderdomain.
- REST-API für die Anbindung an DMS, ERP oder HR-Software, enthalten ab dem Pro-Tarif. Details unter [API und Entwickler](/entwickler/).

## Anwendungsfälle nach Abteilung

- HR und Personal: Arbeitsverträge und Zusatzvereinbarungen als Signatur-Link, befristete Verträge per QES (§ 14 Abs. 4 TzBfG).
- Vertrieb: Angebote und Rahmenverträge im Termin freigeben lassen, EES genügt für formfreie Verträge.
- Einkauf: Lieferantenverträge und NDAs mit sequenzieller Signierreihenfolge (erst interne Freigabe, dann externe Unterschrift).
- Geschäftsführung: Beschlüsse, Vollmachten und sensible Verträge mit FES oder QES, auch von unterwegs.

Die Signaturstufe wird je Vorgang gewählt, siehe [Signaturstufen](/signaturstufen/).

## Compliance

Hosting ausschließlich in deutschen Rechenzentren (Nürnberg und Falkenstein), kein Drittlandtransfer. Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), TOM-Dokumentation und Löschkonzept werden bereitgestellt. Jeder Vorgang erzeugt einen manipulationssicheren Audit-Trail mit kryptografischer Hash-Kette und ein Abschlusszertifikat. Die QES erfüllt die gesetzliche Schriftform nach § 126a BGB. Mehr unter [Sicherheit](/sicherheit/) und [Rechtsgültigkeit](/rechtsgueltigkeit/).

## Einführung ohne IT-Projekt

1. Pilot: Eine Abteilung startet im Free-Tarif, ohne Zahlungsdaten und ohne Installation.
2. Aufbau: Wiederkehrende Verträge werden zu Vorlagen mit Versionierung, Rollen und Zuständigkeiten sind definiert.
3. Rollout: Weitere Abteilungen erhalten eigene Arbeitsbereiche. Externe Unterzeichnende brauchen weder Konto noch App.

Bei Kündigung (monatlich möglich) lassen sich signierte Dokumente, Abschlusszertifikate und Audit-Trails vollständig exportieren; abgeschlossene Signaturen bleiben gültig.