# Online-Formulare: unterschreiben lassen ohne PDF

> Dokumente aus Bausteinen statt aus PDFs: Kundschaft füllt aus, wählt Optionen und unterschreibt auf einer Seite. Bedingte Felder, CRM-Werte, versiegeltes PDF am Ende.

Quelle: https://smartdocs.de/online-formulare/

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Online-Formulare sind der zweite Weg zum Signaturvorgang neben dem PDF-Upload: Das Dokument entsteht aus Bausteinen direkt in SmartDocs. Die unterzeichnende Person liest den Inhalt, füllt die sichtbaren Felder aus, wählt Optionen und unterschreibt auf derselben Seite, ohne Konto und ohne App. Am Ende steht wie bei jedem Signaturvorgang ein versiegeltes PDF mit Audit-Trail und Abschlusszertifikat.

## Wann Formular, wann PDF

- Online-Formular: wenn es noch kein Dokument gibt oder sich eines nicht lohnt. Angebote, von denen viele nie angenommen werden (Beispiel Umzugsunternehmen), Aufnahmebögen mit Rückfragen, Vereinbarungen mit wählbaren Optionen, Dokumente direkt aus dem CRM.
- Vorhandenes PDF: wenn der Vertrag schon feststeht und exakt so aussehen muss.
- Beide Arten liegen zusammen mit HTML-Vorlagen in derselben Vorlagenbibliothek. Die Wahl fällt pro Dokument.

## Bausteine

Bis zu 100 Bausteine pro Dokument, per Klick oder Drag-and-drop:

- Inhalt: Überschrift, Text, Abschnitt, Trennlinie. Texte können Platzhalter für Werte aus dem eigenen System enthalten (keine Formeln, kein HTML).
- Antwortfelder: kurzer Text, langer Text, E-Mail, Telefon, Zahl, Datum. E-Mail und Telefon werden auf gültiges Format geprüft.
- Auswahl und Unterschrift: Ja-Nein, Bestätigung (Häkchen), Auswahlliste (eine Option), Mehrfachauswahl, Unterschrift.
- Jede unterzeichnende Person braucht genau ein Pflicht-Unterschriftsfeld. Pro Baustein lässt sich festlegen, wer ihn ausfüllt und wer ihn sieht.
- Antworten können vorbelegt werden; die Person sieht den Wert und kann ihn ändern. Unterschriftsfelder sind immer sichtbar und nie vorbelegt.

## Bedingte Sichtbarkeit

- Einzelne Felder und ganze Abschnitte lassen sich an Bedingungen knüpfen, etwa „Firmenname nur anzeigen, wenn Kundentyp gleich Unternehmen ist".
- Vergleiche: ist, ist nicht, enthält (für Mehrfachauswahl), ist leer, ist ausgefüllt. Mehrere Regeln an einem Block müssen alle zutreffen.
- Bedingungen beziehen sich auf frühere Felder derselben Person. Ausgeblendete Blöcke werden samt Antwort übersprungen; das Beweisdokument enthält genau den Inhalt, den die Person gesehen hat.

## Ablauf

1. Dokument gestalten: Bausteine ziehen, Texte direkt im Dokument schreiben, Pflichtfelder und Bedingungen einstellen. Undo und Redo, auch per Tastatur bedienbar. Das Layout passt sich an Handy und Desktop an.
2. Empfänger festlegen und senden: Unterzeichnende, Reihenfolge, Signaturstufe (EES oder FES mit SMS-Code), Frist. SmartDocs verschickt die Einladung, oder das eigene System holt den privaten Link der aktuell aktiven Person.
3. Ausfüllen und unterschreiben: im Browser, in einem Durchgang. Angaben bestehen nur, solange die Seite geöffnet ist; ein Zwischenspeichern gibt es nicht.
4. Versiegeltes PDF: nach der letzten Unterschrift erzeugt SmartDocs das unterschriebene PDF und das Abschlusszertifikat. Vorab ist ein als unsigniert gekennzeichnetes Vorschau-PDF abrufbar.

## Beweissicherheit

Mit dem Versand werden Inhalt, Empfänger und Einstellungen eingefroren und mit einem Hash versehen. Änderungen erfordern Rückzug und ein neues Dokument; erfasste Unterschriften bleiben beim ursprünglichen Vorgang. Audit-Trail, Signaturstufen, Fristen, Erinnerungen, Rückzug und Webhooks funktionieren wie bei PDF-Vorgängen.

## Bewusste Grenzen

- Kein Rechnen: Preise und Vertragsdetails kommen als feste Werte aus dem eigenen System. Eine gewählte Option wird dokumentiert, verändert aber weder Preis noch Text.
- Keine Datei- oder Foto-Uploads.
- Kein Zwischenspeichern unfertiger Antworten.
- Kein Bearbeiten versendeter Dokumente.

## Rechte und Kontingent

Formulare anlegen dürfen Inhaber und Admins einer Organisation sowie entsprechend berechtigte API-Schlüssel; Mitglieder sehen Formularvorlagen nicht. Formularvorlagen teilen sich das Vorlagen-Kontingent mit PDF- und HTML-Vorlagen, ein versendetes Formular zählt als ein Signaturvorgang. Im Free-Tarif damit im Rahmen der 5 Signaturvorgänge pro Monat nutzbar. Über die REST-API lassen sich Formulare direkt aus dem CRM erzeugen, ohne PDF-Upload.