Für Hotels, Pensionen und Eventlocations
Check-in, Bankett, Saisonvertrag: Ihr Hotel unterschreibt digital
Gäste unterschreiben an der Rezeption auf dem Tablet, Veranstalter bestätigen Bankett- und Tagungsverträge per Signatur-Link, neue Mitarbeitende ihren Arbeitsvertrag vor dem ersten Dienst. Alles versiegelt und lückenlos dokumentiert, ohne Ordner im Back Office.
Typische Dokumente
Welches Dokument, welche Signaturstufe?
Vom Empfang über den Bankettverkauf bis ins Personalbüro: Diese Dokumente laufen im Hotel täglich über den Tisch. Für jedes gibt es die passende Signaturstufe, und wo das Gesetz Papier verlangt, sagen wir es dazu.
| Dokument | Signaturstufe | Hinweis |
|---|---|---|
| Hausordnung und Zusatzvereinbarungen beim Check-in | EES vor Ort | Im Kiosk-Modus an der Rezeption, etwa für Haustiere, Parkplatz oder Late Check-out, auf Deutsch oder Englisch. |
| Schadens- und Übergabeprotokoll | EES vor Ort | Beim Check-out oder bei der Schlüsselübergabe in der Ferienwohnung, mit geprüfter Identität im Audit-Trail. |
| Bankett-, Tagungs- und Hochzeitsvertrag | FES empfohlen | Formfrei möglich; bei hohen Summen und Stornostaffeln stärkt der SMS-Code die Beweiskraft. |
| Gruppen- und Kontingentvertrag | FES empfohlen | Mit Reiseveranstaltern und Firmenkunden, die Direktion zeichnet in fester Reihenfolge gegen. |
| Unbefristeter Arbeitsvertrag | FES empfohlen | Formfrei möglich; der SMS-Code ordnet die Unterschrift eindeutig zu. |
| Befristeter Vertrag für Saisonkräfte | QES | Wahrt die Schriftform der Befristung nach § 14 Abs. 4 TzBfG, sonst gilt der Vertrag als unbefristet. |
| Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen | Papier | Im Gastgewerbe weiterhin unterschrieben auf Papier auszuhändigen (§ 2 NachwG), auch wenn der Vertrag digital läuft. |
Welche Stufe wofür? Der Überblick auf der Seite Signaturstufen, oder zum Vertiefen: Ratgeber: Arbeitsvertrag digital unterschreiben .
Ablauf
Empfang, Bankett, Personalbüro: ein Werkzeug für alle drei
So verteilt sich SmartDocs im Haus, ohne dass eine Abteilung Software installiert:
An der Rezeption
Der Empfang öffnet die vorbereitete Vereinbarung im Kiosk-Modus und reicht das Tablet über den Tresen. Der Gast unterschreibt mit Finger oder Stift, ohne Konto und ohne App.
Im Bankettverkauf
Tagungs- und Hochzeitsverträge gehen als Signatur-Link raus. Der Veranstalter unterschreibt auf dem Handy, die Direktion zeichnet danach gegen, Nachträge zu Menü oder Teilnehmerzahl laufen über dieselbe Vorlage.
Im Personalbüro
Saisonkräfte erhalten ihren Vertrag vor dem ersten Dienst, befristete Verträge mit QES. Datenschutzverpflichtung und Dienstanweisungen bestätigen sie am ersten Tag auf dem Tablet.
So sieht das in der Praxis aus: Ein Tagungshotel mit 120 Zimmern verschickt Bankett- und Tagungsverträge nur noch als Signatur-Link: Statt auf die Rücksendung per Post zu warten, liegt die Unterschrift des Veranstalters oft noch am selben Tag vor. An der Rezeption unterschreiben Gäste Zusatzvereinbarungen auf dem Tablet, und zum Saisonstart sind die neuen Arbeitsverträge unterschrieben, bevor die erste Schicht beginnt.
Passende Funktionen
Gebaut für den Alltag: Hotellerie
Kiosk-Modus an der Rezeption
Das Tablet am Empfang wird zur Signaturstation. Gäste brauchen weder E-Mail-Adresse noch App, die Identitätsprüfung landet im Audit-Trail.
Mehr erfahrenDeutsch oder Englisch
Pro unterzeichnender Person legen Sie die Sprache fest. Unterschriftsseite und E-Mails folgen ihr, für internationale Gäste und Veranstalter.
Formulare für Events
Bankettaufträge mit Auswahlfeldern für Menü, Allergene oder Technik bauen Sie direkt in SmartDocs, ganz ohne PDF.
Mehr erfahrenQES für Saisonverträge
Befristete Verträge wahren die Schriftform mit der qualifizierten Signatur, auf Anfrage zubuchbar.
Mehr erfahrenFAQ
Fragen aus der Hotellerie
Der nächste Bankettvertrag kommt nicht mehr per Post zurück
Kostenlos starten, Vorlagen für Rezeption und Bankett anlegen, Tablet an den Empfang legen. Keine Zahlungsdaten, keine Mindestlaufzeit.