Qualifizierte elektronische Signatur (QES): so verbindlich wie Ihre Unterschrift
Die QES ist die höchste Stufe der elektronischen Signatur nach eIDAS und die einzige, die die gesetzliche Schriftform ersetzt. Mit SmartDocs setzen Sie die QES im selben Workflow ein wie alle anderen Signaturen: Identität einmal per Video-Ident oder Online-Ausweis bestätigen, danach qualifiziert unterschreiben.
Die höchste Stufe der elektronischen Signatur. Eine fortgeschrittene Signatur, die auf einem qualifizierten Zertifikat beruht und mit einer qualifizierten Signaturerstellungseinheit erstellt wird (Art. 3 Nr. 12 eIDAS).
Was bewirkt sie?
Rechtlich wie die handschriftliche Unterschrift, in der ganzen EU (Art. 25 Abs. 2 und 3 eIDAS). In Deutschland ersetzt sie die Schriftform (§ 126a BGB).
Wann ist sie Pflicht?
Wenn das Gesetz Schriftform verlangt und die elektronische Form zulässt, etwa für die Befristung eines Arbeitsvertrags oder einen Immobilienkredit.
Wie entsteht sie?
Einmal identifizieren per Video-Ident oder Online-Ausweis, danach jede Signatur nur noch freigeben, meist als Fernsignatur ohne Kartenleser.
Was kostet sie?
Bei SmartDocs auf Anfrage. Abgerechnet wird je Signatur, Volumen und Identifikationsverfahren bestimmen den Preis.
Was ist eine qualifizierte elektronische Signatur?
Die eIDAS-Verordnung baut die QES aus drei Bausteinen. Fehlt einer, ist die Signatur höchstens fortgeschritten.
1
Fortgeschrittene Signatur
Eindeutig der Person zugeordnet, nachträgliche Änderungen am Dokument werden erkennbar.
Art. 26 eIDAS
+
2
Qualifiziertes Zertifikat
Bestätigt die geprüfte Identität der unterzeichnenden Person. Ausstellen darf es nur ein qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter.
Art. 3 Nr. 15, Art. 28 eIDAS
+
3
Qualifizierte Signaturerstellungseinheit
Zertifizierte, gesicherte Hardware, in der der Signaturschlüssel liegt. Bei der Fernsignatur betreibt sie der Vertrauensdiensteanbieter.
Art. 3 Nr. 23, Art. 29 eIDAS
=
QES
Gleiche Rechtswirkung wie die handschriftliche Unterschrift.
Art. 3 Nr. 12, Art. 25 Abs. 2 eIDAS
Qualifizierte Vertrauensdiensteanbieter stehen auf der EU-Vertrauensliste und unterliegen in Deutschland der Aufsicht der Bundesnetzagentur. Eine QES kann nur eine natürliche Person leisten, für Organisationen gibt es das qualifizierte elektronische Siegel.
Rechtswirkung
Was die QES rechtlich besonders macht
Gleichgestellt per Gesetz
Die QES hat die gleiche Rechtswirkung wie die handschriftliche Unterschrift.
Art. 25 Abs. 2 eIDAS
Ersetzt die Schriftform
Wo das Gesetz Schriftform verlangt und die elektronische Form nicht ausschließt, genügt die QES. Bei Verträgen signieren beide Parteien ein gleichlautendes Dokument qualifiziert.
§ 126 Abs. 3, § 126a BGB
Anschein der Echtheit
Vor Gericht spricht der Anschein für die Echtheit. Erschüttern lässt er sich nur mit Tatsachen, die ernstliche Zweifel begründen. Praktisch dreht das die Beweislast um.
§ 371a Abs. 1 ZPO
In der ganzen EU anerkannt
Eine QES auf Basis eines qualifizierten Zertifikats aus einem Mitgliedstaat gilt in allen anderen Mitgliedstaaten als QES.
Art. 25 Abs. 3 eIDAS
Einsatzpflicht
Wann ist eine QES Pflicht?
Verlangt das Gesetz Schriftform und lässt die elektronische Form zu, ist die QES die einzige digitale Lösung. Wer sie weglässt, riskiert mehr als einen Formfehler:
Dokument
Rechtsgrundlage
Folge, wenn die Schriftform fehlt
Befristung eines Arbeitsvertrags
§ 14 Abs. 4 TzBfG
Das Arbeitsverhältnis gilt als unbefristet (§ 16 TzBfG).
Wohnraummietvertrag mit fester Laufzeit über ein Jahr
§ 550 BGB
Der Vertrag gilt für unbestimmte Zeit.
Kündigung eines Wohnraummietvertrags
§ 568 Abs. 1 BGB
Die Kündigung ist unwirksam (§ 125 BGB).
Immobiliar-Verbraucherdarlehen
§ 492 Abs. 1 BGB
Der Vertrag ist grundsätzlich nichtig (§ 494 Abs. 1 BGB).
Arbeitszeugnis in elektronischer Form
§ 109 Abs. 3 GewO
Elektronisch nur mit Einwilligung, sonst auf Papier.
Allgemein-Verbraucherdarlehen brauchen die Schriftform, also Papier oder QES, nur noch bis zum 19. November 2026. Ab dem 20. November 2026 genügt die Textform.
Wo auch die QES nicht reicht
Bei diesen Erklärungen schließt das Gesetz die elektronische Form aus oder verlangt einen Notar:
Kündigung und Aufhebungsvertrag im Arbeitsverhältnis (§ 623 BGB)
Bürgschaft einer Privatperson (§ 766 BGB)
Schuldversprechen und Schuldanerkenntnis (§ 780, § 781 BGB)
Grundstückskauf, Ehevertrag und andere beurkundungspflichtige Geschäfte
Die Identitätsprüfung dauert beim ersten Mal wenige Minuten. Danach kann die geprüfte Identität für Folgesignaturen wiederverwendet werden, solange das Zertifikat gültig ist.
Zwei Wege zur Identifizierung
Sie wählen das Verfahren, das Ihnen besser passt.
Online-Ausweisfunktion
Personalausweis, elektronischen Aufenthaltstitel oder eID-Karte an das Smartphone halten und mit der sechsstelligen PIN bestätigen.
Sie brauchen Aktivierte Online-Ausweisfunktion, PIN und ein NFC-fähiges Smartphone mit der AusweisApp
Video-Ident
Ein Videoanruf, in dem geschulte Mitarbeitende das Ausweisdokument und die Person prüfen.
Sie brauchen Ausweisdokument, Kamera und eine stabile Internetverbindung
1
Identität nachweisen
Die unterzeichnende Person identifiziert sich einmalig gegenüber einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter, etwa per Online-Ausweis oder Video-Ident.
2
Zertifikat erhalten
Der Vertrauensdiensteanbieter stellt ein qualifiziertes Zertifikat auf die geprüfte Identität aus. Der Signaturschlüssel liegt gesichert in seiner Signaturerstellungseinheit.
3
Signatur auslösen
Die QES wird im SmartDocs-Vorgang ausgelöst und mit dem Dokument verbunden. Audit-Trail und Abschlusszertifikat dokumentieren den gesamten Ablauf.
Bereit für die erste QES?
Fragen Sie die QES für Ihr Team an. Das Angebot richtet sich nach Volumen und Identifikationsverfahren.
Früher brauchte die QES eine Signaturkarte und ein Kartenlesegerät. Heute ist die Fernsignatur üblich: Der Vertrauensdiensteanbieter verwaltet die Signaturerstellungseinheit, die unterzeichnende Person gibt die Signatur im Browser oder auf dem Smartphone frei. Die eIDAS-Verordnung lässt das ausdrücklich zu, solange ein qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter die Signaturerstellungsdaten verwaltet (Anhang II eIDAS).
Konditionen
QES bei SmartDocs: Konditionen auf Anfrage
Die QES wird je Signatur abgerechnet. Volumen und Identifikationsverfahren bestimmen den Preis: Wir erstellen Ihnen ein Angebot, das zu Ihrem Bedarf passt.
Abrechnung je Signatur
Video-Ident oder Online-Ausweis
Im selben Workflow wie EES und FES
Audit-Trail und Abschlusszertifikat bei jedem Vorgang
Ob ein Dokument wirklich qualifiziert signiert ist, lässt sich in wenigen Minuten selbst prüfen.
1
Im PDF-Programm
Adobe Acrobat Reader und andere PDF-Programme zeigen im Signaturbereich, wer unterschrieben hat, ob das Dokument seitdem verändert wurde und ob die Signatur als qualifiziert nach eIDAS erkannt wird.
2
Mit dem Prüfwerkzeug der EU
Die EU-Kommission stellt mit DSS eine frei zugängliche Demo zur Signaturprüfung bereit. Der Prüfbericht weist aus, ob die Signatur als qualifiziert gilt.
Entscheidend ist der Moment der Unterschrift: War das qualifizierte Zertifikat da gültig, lässt sich die Signatur auch nach seinem Ablauf als gültig bestätigen (Art. 32 Abs. 1 lit. b eIDAS), sofern die nötigen Prüfdaten erhalten sind. Signaturformate wie PAdES betten dafür Zeitstempel und Sperrinformationen ein. Für sehr lange Aufbewahrungsfristen gibt es qualifizierte Bewahrungsdienste (Art. 34 eIDAS).
Zu jedem SmartDocs-Vorgang gehört zusätzlich ein Abschlusszertifikat mit Audit-Verlauf und Prüfsumme des Dokuments.
Abgrenzung
QES, FES oder qualifiziertes Siegel?
Drei Verfahren, die oft verwechselt werden. Nur eines ersetzt die Unterschrift einer Person.
Vergleich von FES, QES und qualifiziertem elektronischem Siegel
Kriterium
FES
QES
Qualifiziertes Siegel
Wer unterzeichnet
eine natürliche Person
eine natürliche Person
eine juristische Person, etwa ein Unternehmen oder eine Behörde
Identitätsnachweis
eindeutige Zuordnung, etwa per SMS-Code
Ausweisprüfung durch einen Vertrauensdiensteanbieter
Alle drei Signaturstufen mit Definition, Beweiskraft und Beispielen vergleicht der Leitfaden EES, FES, QES: die Unterschiede.
FAQ
Häufige Fragen zur QES
Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist die höchste Stufe der elektronischen Signatur nach der eIDAS-Verordnung. Sie ist eine fortgeschrittene elektronische Signatur, die auf einem qualifizierten Zertifikat beruht und mit einer qualifizierten Signaturerstellungseinheit erstellt wird (Art. 3 Nr. 12 eIDAS). Das Zertifikat stellt ein qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter nach einer Identitätsprüfung aus.
Ja. Nach Art. 25 Abs. 2 der eIDAS-Verordnung hat die qualifizierte elektronische Signatur die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift. In Deutschland erfüllt sie die elektronische Form nach § 126a BGB und ersetzt damit die gesetzliche Schriftform, wo diese elektronisch zulässig ist.
Immer dann, wenn das Gesetz Schriftform verlangt und die elektronische Form nicht ausschließt. Wichtige Fälle sind die Befristung eines Arbeitsvertrags (§ 14 Abs. 4 TzBfG), Wohnraummietverträge mit fester Laufzeit über ein Jahr (§ 550 BGB), die Kündigung eines Wohnraummietvertrags (§ 568 Abs. 1 BGB), Immobiliar-Verbraucherdarlehen (§ 492 BGB) und elektronische Arbeitszeugnisse (§ 109 Abs. 3 GewO).
Sie identifizieren sich einmalig bei einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter, etwa per Online-Ausweis oder Video-Ident. Der Anbieter stellt daraufhin ein qualifiziertes Zertifikat aus. Jede weitere Signatur geben Sie nur noch frei, meist als Fernsignatur im Browser oder auf dem Smartphone. Mit SmartDocs lösen Sie die QES direkt im Signaturvorgang aus.
Ja, über die Online-Ausweisfunktion: Sie weisen damit Ihre Identität gegenüber einem Vertrauensdiensteanbieter nach, der dann das qualifizierte Zertifikat für die Fernsignatur ausstellt. Kartenleser oder Signaturkarte brauchen Sie dafür nicht, ein NFC-fähiges Smartphone mit der AusweisApp und Ihre sechsstellige PIN genügen.
Nein. Nach der ersten Identifikation kann die geprüfte Identität für Folgesignaturen wiederverwendet werden, solange das Zertifikat gültig ist. Wiederkehrende Unterzeichner signieren dadurch deutlich schneller.
Die QES erhalten Sie bei SmartDocs auf Anfrage. Abgerechnet wird je Signatur, Volumen und Identifikationsverfahren bestimmen den Preis. Ein Angebot erhalten Sie über die Kontaktseite oder in einem 30-minütigen Gespräch.
Maßgeblich ist der Zeitpunkt der Unterschrift. War das qualifizierte Zertifikat in diesem Moment gültig, lässt sich die Signatur auch nach Ablauf des Zertifikats als gültig bestätigen (Art. 32 Abs. 1 lit. b eIDAS), sofern die Prüfdaten wie Zeitstempel und Sperrinformationen erhalten sind.
Öffnen Sie das PDF in Adobe Acrobat Reader und sehen Sie sich den Signaturbereich an, oder laden Sie die Datei in das kostenlose Prüfwerkzeug DSS der EU-Kommission. Ob der Aussteller ein qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter ist, zeigt die EU-Vertrauensliste.
Für qualifiziert signierte Dokumente gilt der Anschein der Echtheit nach § 371a Abs. 1 ZPO. Wer die Signatur bestreitet, muss Tatsachen vortragen, die ernstliche Zweifel an der Echtheit begründen. Bei einfachen und fortgeschrittenen Signaturen muss dagegen die Partei, die sich auf die Signatur beruft, die Echtheit beweisen.
Ja. Eine qualifizierte elektronische Signatur, die auf einem in einem EU-Mitgliedstaat ausgestellten qualifizierten Zertifikat beruht, wird in allen anderen Mitgliedstaaten als QES anerkannt (Art. 25 Abs. 3 eIDAS).
Nein. Eine QES leistet immer eine natürliche Person, etwa die Geschäftsführerin oder ein Prokurist im Namen des Unternehmens. Für Organisationen gibt es das qualifizierte elektronische Siegel, das Unversehrtheit und Herkunft eines Dokuments belegt (Art. 35 Abs. 2 eIDAS), aber keine Unterschrift ersetzt.
Nein. § 623 BGB verlangt für die Kündigung und den Aufhebungsvertrag im Arbeitsverhältnis die Schriftform und schließt die elektronische Form ausdrücklich aus. Auch eine QES genügt deshalb nicht, es braucht Papier mit eigenhändiger Unterschrift.
Quellen und Stand
Zuletzt geprüft am . Alle Gesetzesstellen sind mit den amtlichen Fassungen abgeglichen.
