Wie funktioniert die Vor-Ort-Signatur genau?

Ihr Mitarbeiter öffnet den vorbereiteten Signaturvorgang in der SmartDocs Kiosk-App, prüft die Identität der unterzeichnenden Person, zum Beispiel anhand des Ausweises, und reicht das Tablet weiter. Die Person liest das Dokument, füllt die Pflichtfelder aus und unterschreibt direkt auf dem Bildschirm. Der Identitätsvermerk und jeder weitere Schritt werden im Audit-Trail festgehalten.

Brauche ich dafür spezielle Hardware?

Nein. Ein handelsübliches iPad oder Android-Tablet genügt. Darauf läuft die SmartDocs Kiosk-App, in der sich Ihr Team anmeldet. Ihre Kundinnen und Kunden brauchen weder eine eigene App noch ein Konto.

Was passiert, wenn die Person vor Ort keine E-Mail-Adresse hat?

Genau dafür ist der Kiosk-Modus gebaut: Die Unterschrift wird direkt auf Ihrem Gerät geleistet. Die unterschriebene Ausfertigung kann anschließend an jede beliebige E-Mail-Adresse zugestellt oder ausgedruckt werden.

Vor-Ort-Signatur

Kunden auf dem Tablet unterschreiben lassen

Manche Verträge werden im Beisein beider Parteien geschlossen: im Verkaufsraum, in der Praxis, bei der Übergabe. Die SmartDocs Kiosk-App macht aus Ihrem Tablet eine Signaturstation, auf der Kunden direkt vor Ort unterschreiben, inklusive dokumentierter Identitätsprüfung.

Kiosk-App für Ihr Tablet laden:

Jetzt für Android verfügbar, iOS folgt in Kürze. Ihre Kundinnen und Kunden brauchen weder App noch Konto.

Ablauf

So unterschreiben Kunden auf Ihrem Tablet

Vorgang öffnen, Identität prüfen

Ihr Mitarbeiter öffnet den Vorgang in der Kiosk-App und gleicht die Identität ab, etwa per Blick auf den Ausweis.

Tablet weiterreichen

Die unterzeichnende Person liest das Dokument und unterschreibt mit Finger oder Stift direkt auf dem Bildschirm.

Fertig

Das versiegelte PDF liegt sofort in Ihrem Konto. Auf Wunsch erhält der Kunde eine Kopie per E-Mail oder als Ausdruck.

Der Unterschied zu anderen Anbietern: SmartDocs hält die Identitätsprüfung durch Ihre Mitarbeiter als eigenes Ereignis im Audit-Trail fest. Im Streitfall können Sie nicht nur die Unterschrift nachweisen, sondern auch, dass die Identität der unterzeichnenden Person vor Ort geprüft wurde.

Eine ausführliche Anleitung mit rechtlicher Einordnung finden Sie im Beitrag Kunden auf dem Tablet unterschreiben lassen: so geht es rechtssicher.

Einsatzfelder

Überall dort, wo Geschäfte persönlich abgeschlossen werden

Handschlag zweier Geschäftspartner im Büro

Autohaus

Kaufvertrag und Übergabeprotokoll direkt am Fahrzeug unterschreiben lassen, ohne Papierstapel im Verkaufsraum.

Praxis

Einwilligungen und Aufklärungsbögen am Empfang auf dem Tablet, sofort archiviert in der Patientenakte.

Immobilien

Besichtigungsprotokolle und Mietinteressenten-Formulare vor Ort abschließen, solange alle Beteiligten im Raum sind.

HR-Onboarding

Erster Arbeitstag: Richtlinien, Equipment-Übergabe und Datenschutzerklärungen in einem Durchgang auf dem Firmengerät.

Filiale und Handel

Serviceaufträge und Finanzierungen am Counter unterschreiben, mit geprüfter Identität und sauberem Beleg.

Beratung und Agentur

Angebote im Termin freigeben lassen, statt tagelang auf die Rückmeldung per E-Mail zu warten.

FAQ

Fragen zur Vor-Ort-Signatur

Ja. Die auf dem Tablet geleistete Unterschrift ist eine elektronische Signatur nach der eIDAS-Verordnung. Für formfreie Verträge, also die große Mehrheit im Geschäftsalltag, genügt sie. Identitätsprüfung, Audit-Trail und kryptografische Versiegelung dokumentieren den Vorgang für den Streitfall.

Testen Sie den Kiosk-Modus auf Ihrem eigenen Tablet

Im Pro-Tarif enthalten, in fünf Minuten eingerichtet: Konto anlegen, Kiosk-App auf dem Tablet installieren, anmelden, Vorgang öffnen, unterschreiben lassen.

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